Knowledge Management

Implementasi KM pada Perusahaan Minyak dan Gas Bumi

2009-01-10T22:21:00.000+07:00

Knowledge management adalah sistem yang menginterasikan proses identifikasi, penyimpanan, evaluasi, dan distribusi dari knowledge ( pengalaman, ilmu, dan nilai-nilai moral ) sebagai aset yang menjadikan organisasi tersebut menjadi lebih kompetitif.

Observasi dari Implementasi Knowledge management di beberapa perusahaan minyak dan gas bumi ( Shell, Chevron, dan British Petroleum ) menunjukkan faktor-faktor kritis yang menunjang pelaksanaan KM telah dikembangkan sejak awal tahun 90an.

Faktor-faktor tersebut adalah Komitmen dari Top Management, Pengembangan sistem informasi dan teknologi ( Intranet, Directory, Database,dan Global Information Link ), dan adanya Team ( Komunitas ) sebagai wadah dalam sharing dan peningkatan knowledge baik bagi individu maupun team, serta adanya pengakuan dan reward ( penghargaan ) untuk knowledge yang dapat diimplementasikan dalam meningkatkan profit dan produktivitas dari organisasi.

dikutip dari :http://bambangindi.blogspot.com/2008/09/knoeledge-management-implementasinya.html

Implementasi Integrated Knowledge Management dalam Menumbuhkan UMKM yang Sinergis

2009-01-10T21:58:00.001+07:00

Naskah asli ada di http://www.yokikuncoro.com/?p=154
by @rianto

Ketika batasan-batasan perdagangan menjadi semakin tipis, maka dunia akan menjadi borderless world. Artinya, setiap negara bebas untuk memasarkan produknya ke negara lain. Dan satu-satunya cara untuk menjadi pemenang adalah dengan memiliki daya saing tinggi dan terus melakukan inovasi. Saat ini, salah satu cara populer agar UMKM dapat berdaya saing tinggi adalah dengan implementasi knowledge management (KM). Namun, karena karakter UMKM yang berbeda dengan korporasi, maka implementasi KM tidak seluruhnya sama. Untuk itu, tulisan ini menawarkan model integrated knowledge management, sebuah KM terintegrasi yang mampu memfasilitasi seluruh cluster UMKM di tiap propinsi di Indonesia dan mampu berkolaborasi dengan dunia perbankan dan institusi lainnya. Sehingga, target yang dihasilkan dapat tercapai. Yaitu, menjadi UMKM berdaya saing tinggi, tumbuh berkembang, dan kuat dengan bantuan akses permodalan dari perbankan.

Pendahuluan
Pada tanggal 20 Agustus 2007 lalu, Kesepakatan Kemitraan Ekonomi (Economic Partnership Agreement/EPA) antara Indonesia dan Jepang resmi ditandatangani. Bagi Indonesia, momen ini bisa menjadi sebuah lompatan besar dalam meningkatkan daya saing usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) di persaingan global. Karena, sesuai dengan isi EPA, UMKM akan memiliki akses yang lebih mudah untuk menembus pasar Jepang. Selain itu juga, Jepang berjanji untuk menyediakan capacity building berupa pelatihan dan pertukaran pengetahuan.

Seperti telah diketahui, untuk dapat menembus pasar Jepang bukanlah suatu hal yang mudah. Standar ketelitian dan kualitas produk menjadi hal yang paling utama dibanding faktor penentu lainnya. Jadi, bila UMKM berhasil menembus pasar Jepang, tentunya akan sangat mudah juga untuk masuk ke pasar negara lain. Untuk itu peningkatan daya saing harus menjadi perhatian utama semua pihak agar UMKM di Indonesia bisa tumbuh dan berkembang.

Memang, pada era globalisasi saat ini, daya saing menjadi sebuah senjata yang paling ampuh dalam memenangi pasar. Untuk bisa memiliki daya saing tinggi, banyak cara dilakukan para pelaku usaha. Mulai dari peningkatan kekuatan modal, menekan biaya produksi serendah mungkin, mengembangkan riset, sampai dengan yang baru-baru menjadi perhatian semua pihak yaitu meningkatkan modal pengetahuan atau knowledge capital.

Dengan modal pengetahuan, perusahaan dapat menjadi yang terdepan dalam memberikan solusi dan melakukan inovasi. Semua ahli manajemen maupun pelaku usaha sepakat bahwa kunci untuk menjadi pemenang ada di inovasi. Baik itu inovasi dalam sebuah produk, inovasi dalam pelayanan dan pemasaran, maupun inovasi dalam memberikan reward yang terbaik kepada karyawan dan pelanggan.

Prof. Leif Edvisson, pakar manajemen organisasi, mengungkapkan bahwa rasio nilai modal intelektual atau pengetahuan terhadap modal fisik adalah 5:1. Sedangkan, rasio nilai modal intelektual terhadap modal keuangan adalah 16:1. Ini berarti, pengetahuan menjadi aset terpenting bagi perusahaan dalam meningkatkan daya saing dan memenangkan persaingan.

Kita bisa mengambil contoh Microsoft sebagai salah satu perusahaan yang tumbuh pesat dengan kekuatan modal intelektual yang kuat. Seperti dikatakan harian New York Times baru-baru ini bahwa “The only factory asset of microsoft is the imagination of its workers.” Jadi, untuk bisa menghasilkan imajinasi luar biasa, dibutuhkan pengetahuan yang luar biasa pula.

Permasalahan UMKM

Sayangnya, ketika banyak pelaku usaha di manca negara berlomba-lomba meningkatkan daya saing melalui kekuatan pengetahuan, UMKM di Indonesia masih saja berkutat pada permasalahan klasik yang tak pernah kunjung selesai. Padahal, UMKM memegang peranan yang besar dalam mengendalikan perekonomian sebuah negara seperti Indonesia. Khususnya dalam hal ketahanan terhadap krisis dan mengatasi pengangguran.

Dari sekian permasalahan yang ada, kita dapat mengelompokannya menjadi dua permasalahan inti. Pertama, masalah yang berkaitan dengan permodalan. Seperti sulitnya mendapatkan tambahan modal produksi, rendahnya kemampuan mengelola keuangan, dan juga sulitnya menyerap dana dari dunia perbankan. Permasalahan ini berujung pada rendahnya produktifitas dan kesulitan dalam melakukan kontiunitas penyediaan produk.

Kedua, masalah yang berkaitan dengan pengetahuan. Misalnya kemampuan pemilik UMKM dalam mengelola usaha, mulai dari membuat strategi perusahaan sampai dengan bagaimana membuat produk yang inovatif dan memenangkan pasar ke manca negara. Semua yang berhubungan dengan pengetahuan menjadi sebuah modal penting yang perlu dimiliki. Tidak hanya oleh pemilik UMKM tetapi juga oleh para pekerja agar visi sebuah usaha bisa tercapai. Yaitu, menjadi perusahaan yang inovatif, berdaya saing tinggi, dan mampu memberikan gain yang optimal bagi stakeholder-nya.

Solusi Knowledge Management

Untuk itu dibutuhkan solusi yang ampuh dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi UMKM. Utamanya, sebuah solusi yang mampu memberikan kemudahaan akses modal yang tepat dan kemudahan akses terhadap semua pengetahuan yang dibutuhkan. Sebuah solusi yang tepat saat ini dan sudah mulai banyak digunakan dunia usaha adalah solusi knowledge management (KM).

Sederhananya, KM merupakan sebuah solusi bisnis berbasis web yang berguna dalam mengelola seluruh pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan. Mengelola disini tidak sebatas menyimpan, namun juga menciptakan budaya pembelajaran di lingkungan perusahaan melalui proses pertukaran pengetahuan. Sehingga, akan memudahkan perusahaan dalam melakukan pembelajaran secara mandiri dan dalam memberikan solusi bagi masalah-masalah yang dihadapinya.

Dengan begitu, maka proses peningkatan pengetahuan perusahaan tidak akan memakan biaya besar dan waktu yang lama. Secara perlahan tapi pasti, budaya pembelajaran akan semakin tumbuh di lingkungan perusahaan. Alhasil, perusahaan pun bisa percaya diri berkompetisi untuk menjadi yang terbaik.

Steve Morrissey, pengamat KM, menjelaskan bahwa setidaknya ada lima keuntungan yang bisa didapatkan melalui penerapan KM. Pertama, mempersingkat waktu bekerja dengan mengeliminiasi proses kerja yang redundan. Kedua, menekan biaya pelatihan karyawan dan pemilik perusahaan karena hampir semua pengetahuan telah tersedia dalam sistem.

Ketiga, meningkatkan nilai penjualan karena adanya peningkatan kualitas produk dan layanan. Keempat, meningkatkan kualitas pelayanan ke pelanggan karena mempersingkat waktu dalam merespon pelanggan. Dan kelima, menumbuhkan semangat melahirkan inovasi-inovasi baru melalui budaya pembelajaran di lingkungan perusahaan.

Contoh baru-baru ini yang paling menarik adalah IBM. Pada akhir tahun 2000, pertumbuhan perusahaan yang terkenal dengan bisnis personal computer (PC) dan semikonduktor itu terus merugi. Namun, pada akhir tahun 2005, IBM mencatatkan pendapatan perusahaan yang luar biasa. Earning per share IBM menjadi 4,87 dollar US pada tahun 2005.

Lalu, apa kuncinya sehingga IBM berhasil kembali menjadi perusahaan yang sangat menguntungkan? Ternyata, salah satu yang dilakukan IBM adalah membangun motivasi karyawan dan menciptakan kompetensi karyawannya melalui penerapan KM. IBM percaya bahwa dengan peningkatan motivasi dan kompetensi karyawan yang signifikan, maka perusahaan akan bisa menciptakan produk dan solusi bagi pelanggannya.

Di Indonesia, setidaknya ada beberapa perusahaan yang telah menerapkan KM. Di antaranya adalah PLN, UTE Pandu Engineering selaku anak perusahaan United Tractor, dan Wijaya Karya. Alasan yang dikemukakan perusahaan-perusahaan tersebut hampir sama, yakni untuk menciptakan budaya pembelajaran dan mempermudah penciptaan solusi, yang pada akhirnya mampu meningkatkan kapitalisasi perusahaan.

Solusi Integrated Knowledge Management bagi UMKM

Namun, yang menjadi pertanyaan sekarang adalah model KM seperti apa yang cocok untuk UMKM? Tentu tidak seluruhnya sama antara model KM bagi UMKM dan bagi perusahaan besar atau korporasi. Lalu, bagaimana mengimplementasikan KM ke UMKM dan mengkolaborasikannya dengan pihak lain seperti perbankan? Mengingat di Indonesia karakter UMKM itu belum memiliki proses bisnis yang terintegrasi.

Secara umum, UMKM memiliki karakater sebagai perusahaan yang tidak memiliki modal keuangan kuat, rendahnya tingkat pendidikan para pemilik usaha dan pekerjanya, minimnya pengetahuan dalam mengelola perusahaan, rendahnya kemampuan menciptakan produk yang berkualitas tinggi, dan sulitnya bersaing di pasar manca negara. Selain itu, UMKM banyak tersebar di banyak daerah di seluruh Indonesia yang dikelompokan sesuai jenis usahanya masing-masing yang biasa dinamakan cluster.

Maka, melalui tulisan ini, penulis mengajukan model KM yang terintegrasi atau integrated knowledge management sebagai solusi tepat bagi UMKM di Indonesia. Model ini mampu memfasilitasi seluruh cluster UMKM di Indonesia dan juga dapat berkolaborasi dengan institusi lain seperti perbankan dan pemerintah. Mengapa? Karena untuk bisa menumbuhkan daya saing UMKM, diperlukan kerjasama semua pihak yang mampu memberikan kontribusi nyata bagi pertumbuhan UMKM. Untuk lebih jelas, dapat dilihat pada gambar 1 berikut ini.

Model integrated KM di atas dapat direalisasikan di tiap propinsi dengan melibatkan seluruh custer UMKM yang ada, perbankan, dan institusi lainnya. Sehingga, implementasinya dapat dilaksanakan dengan lebih mudah, cepat, dan efektif.

Implementasi Integrated Knowledge Management

Untuk merealisasikannya, ada empat langkah yang perlu diperhatikan. Pertama, menganalisis dan menentukan strategy objective dari integrated KM bagi UMKM. Kedua, bagimana mengimplementasikan sistem KM technology yang berbasis web agar mudah dimanfaatkan oleh semua UMKM dan semua pihak.

Ketiga, mendesain proses (skenario) agar dapat mencapai target dari penerapan integrated KM. Dan keempat, bagaimana menciptakan budaya pembelajaran, pertukaran pengetahuan, dan pemanfaatan integrated KM oleh semua pihak secara sinergis dan berkesinambungan. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar 2.

Untuk langkah pertama, strategy objective, semua pihak yang berkaitan dapat duduk bersama dalam menganalisis faktor apa saja yang diperlukan UMKM agar dapat berdaya saing tinggi. Dengan kejelasan mengetahui faktor penentunya, maka strategy objective menjadi jelas dan terarah.

Michael Porter, pakar strategi dari Harvard Business School, mengungkapkan bahwa esensi dari sebuah strategi adalah bagaimana mengoptimalkan aktivitas bisnis secara unik atau berbeda dari yang dilakukan pesaing. Juga, menekankan pada pentingnya kebutuhan pelanggan, kemampuan akses pelanggan, dan ragam dari produk atau servis yang dimiliki perusahaan sebagai sebuah strategi positioning perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan bisa memiliki daya saing lebih tinggi dari pesaing dan berkesinambungan.

Jadi, inti strategy objective dari integrated KM bagi UMKM adalah harus fokus pada inovasi produk yang didukung mudahnya akses permodalan dan pemasaran.

Langkah kedua, implementasi teknologi KM berbasis web yang sangat berkaitan dengan teknologi informasi. Telah lama, teknologi informasi terbukti mampu merubah sebuah proses bisnis yang sebelumnya cenderung konvensional menjadi lebih cepat, informatif, inovatif, dan modern.

Dalam mengimplementasikan teknologi KM, faktor-faktor yang telah ditentukan oleh semua pihak di awal harus dapat diwujudkan melalui fitur-fiturnya. Secara mendasar, ada empat fitur yang wajib dimiliki oleh sistem KM.

Fitur pertama, knowledge storage tools, yang memudahkan UMKM dan semua pihak dalam mengumpulkan dan menyimpan data mapun infomasi. Karena berbasis web, maka proses penyimpanan data, informasi, dan pengetahuan bisa dilakukan dari mana saja dan pada saat kapan saja.

Fitur kedua, search and retrieval tools, dapat memudahkan UMKM dalam melakukan pencarian informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan dalam database. Misalnya, ketika seorang pelaku UMKM memerlukan standar dan spesifikasi untuk industri jamur sitake ke jepang, maka dengan mudah dpat mencarinya dalam sistem ini.

Fitur ketiga, collaboration tools, memudahkan UMKM melakukan kolaborasi dengan pihak lain dalam mengoptimalkan proses bisnisnya. Misalnya saat membutuhkan dana untuk tambahan biaya produksi, maka UMKM dengan mudah dapat berkolaborasi dengan perbankan atau BI. Semua infomasi dan bagaimana cara melakukan peminjaman dana kepada pihak perbankan telah tersedia secara detail. Pihak perbankan pun melalui sistem ini selalu berinisiatif dalam mendistribusikan informasi dan data mengenai penyediaan dana kredit dan prosedurnya.

Selain itu, UMKM dan perbankan dapat berkolaborasi dalam mempercepat peningkatan inovasi produk, penyelesaian masalah produksi dan pemasaran, hingga pengambilan keputusan bisnis. Kolaborasi ini bisa dilakukan secara online, dimana saja, dan kapan saja. Sehingga, kolaborasi yang terjadi sangat sinergis dan saling menguntungkan satu sama lain.

Fitur keempat, communication tools, memungkinkan setiap pengguna untuk berkomunikasi kepada pihak lain secara real time dan dimana saja. Dengan begitu, maka proses bisnis yang dilakukan bisa berjalan efesien dan efektif. Misalnya komunikasi yang dilakukan oleh pemilik usaha dengan para karyawannya. Atau komunikasi yang bisa dilakukan antara pemilik usaha dengan pihak perbankan.

Melalui pemanfaatan fitur-fitur tersebut, maka UMKM dan institusi lainnya dapat melakukan kolaborasi dalam hal penukaran pengetahuan dan pengalaman, serta proses kerjasama bisnis seperti penyluaran kredit dari perbankan kepada UMKM. Tingkat kemampuan akses dari fitur-fitur ini bisa dilihat pada gambar 3.

Dengan simbol anak panah pada gambar, terlihat kemampuan dan keterbatasan akses. Misalnya, UMKM dapat mengakses semua fitur yang ada secara dua arah. Hal ini dimaksudkan agar UMKM dapat mengoptimalkan pemanfaatan fitur yang ada sehingga dapat meningkatkan daya saing mereka.

Sedangkan untuk perbankan, memiliki akses dua arah untuk collaboration dan communication. Hal ini dimaksudkan agar perbankan fokus dalam melakukan kerjasama bisnis dengan UMKM melalui fasilitas pemberian kredit. Dan untuk fitur knowledge storage tool, perbankan cukup memiliki akses satu arah, yaitu dalam membantu membagi data, informasi, dan pengetahuan.

Tingkat akses yang kurang lebih sama juga berlaku untuk institusi lainnya seperti misalnya Departemen Koperasi. Hal ini dimaksudkan agar institusi lain fokus dalam mentransfer pengetahuan dan pengalamannya serta dalam hal kerjasama bisnis. Lebih lengkapnya dapat dilihat pada gambar 3 di bawah ini.

Kemudian, langkah ketiga setelah dilakukannya pembuatan sistem KM adalah mendesain proses dalam mencapai target-target baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

Proses pertama adalah knowledge exchange. Pada proses ini target yang diharapkan adalah setiap pihak yang berkepentingan seperti UMKM dapat secara mudah melakukan pencarian data, informasi, dan pengetahuan dalam sistem KM. Untuk itu, pada tahap ini sistem KM mampu membuat ruang kerja berbasis web yang memudahkan perbankan, UMKM, dan pihak lain dalam menyimpan dan membagi data, informasi, dan pengetahuannya.

Proses berikutnya adalah knowledge outfitting, yang memungkinkan UMKM, perbankan, dan pihak lainnya dapat berinteraksi, berbagi ide, pengalaman dan solusi bisnis. Pada proses ini, UMKM mendapatkan tacit knolwedge yang berasal dari UMKM lain atau pihak lain yang lebih berpengalaman.

Proses ketiga, yaitu knowledge accelerator. Setelah dua proses sebelumnya berjalan lancar, maka pada proses ini diharapkan terjadi peningkatan kinerja bisnis UMKM melalui peningkatan pengetahuan, inovasi dan solusi baru. Selain itu, pada proses ini UMKM dapat melakukan pengukuran kinerja bisnisnya dari kinerja-kinerja sebelumnya, sehingga terus terjadi proses perbaikan kinerja bisnis di masa depan.

Pada proses keempat, knowledge integrator, sistem KM dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti sistem aplikasi keuangan, sumber daya manusia, dan sistem pemasaran sehingga mampu menciptakan value yang nyata bagi para stakeholder-nya.

Pada proses ini, baik UMKM maupun perbankan dan pihak lain dapat mengukur kinerja dari seluruh bisnis yang terkait. Mulai dari peningkatan daya saing UMKM dalam memenangkan persaingan, peningkatan penyerapan kredit perbankan ke UMKM, serta peningkatan nilai ekspor produk Indonesia ke manca negara.

Dan terakhir, langkah keempat dalam mengimplementasikan KM adalah menciptakan budaya. Dalam hal ini meliputi budaya pembelajaran dan kemauan berbagi data, informasi dan pengetahuan. Bagaimana menciptakan sebuah lingkungan agar semua pihak mau belajar secara terus menerus sehingga mampu tecipta daya saing yang tinggi. Baik daya saing personal, daya saing UMKM, maupun daya saing perbankan dan pihak lainnya.

Dalam menciptakan budaya ini, diperlukan sebuah strategi internal marketing. Sederhananya, internal marketing merupakan sebuah strategi pemasaran yang bertujuan untuk memenangkan heartshare dan mindshare karyawan.

Strategi ini bertujuan agar karyawan dalam sebuah perusahaan menjadi nyaman, sejahtera, dan mampu memberikan kinerja terbaiknya bagi perusahaan. Misalnya dengan memberikan reward atau bonus lebih baik, pelatihan dan pengetahuan yang kontinu, serta harapan karir yang tinggi. Untuk mensosialisasikan hal itu, diperlukan promosi dan komunikasi kepada semua karyawan. Sehingga distribusi informasi dan strategi internal marketing bisa berjalan optimal.

Untuk integrated KM, strategi internal marketing ini perlu juga dilakukan. Hal ini bertujuan agar para pelaku UMKM di banyak cluster di Indonesia dan institusi lainnya semakin giat dalam berbagi tacit dan explicit knowledge-nya kepada UMKM lain. Misalnya dengan melakukan reward berupa training ke luar negeri atau ke Jakarta bagi yang aktif berbagi pengetahuannya.

Tentunya, akan banyak sekali reward yang bisa diberikan kepada UMKM sehingga integrated KM ini menjadi lebih hidup dan aktif. Untuk itu, proses promosi, edukasi, dan sosialisasi harus terus dilakukan secara efektif sehingga implementasi KM ini bisa berjalan optimal.

Proses promosi dan edukasi ini sangat perlu mengingat banyaknya perusahaan yang membangun sistem KM namun tidak berjalan karena tidak adanya budaya pembelajaran yang terjadi pada diri para pelaku bisnis dan karyawan. Alhasil, KM tidak lebih hanya menjadi benda mati yang berfungsi sebagai gudang. Untuk itu budaya pembelajaran harus benar-benar diciptakan agar implementasi ini tidak sia-sia, namun bisa sesuai dengan cita-cita awal yakni meningkatkan daya saing UMKM dan penyerapan kredit dari perbankan.

Mengukur Dampak Implementasi

Tentunya, setelah dilakukan semua tahapan dalam implementasi integrated KM, perlu dilakukan monitoring dan evaluasi. Namun, dalam proses monitoring dan evaluasi diperlukan parameter-parameter yang dapat mengukur kinerja integrated KM baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Dengan begitu, maka kinerja dari integrated KM ini akan selalu terjaga dan lebih baik seiring dengan berjalannya waktu.

Beberapa parameter pengukuran kualitatif dan kuantitatif bisa dilihat pada tabel 1 dibawah ini.

Kesimpulan
Jadi, pada era perdagangan bebas saat ini, batasan-batasan perdagangan menjadi semakin tipis. Seperti dikatakan salah satu guru pemasaran Asia, Kenichi Ohmae, bahwa dunia akan menjadi borderless world. Setiap negara bebas untuk memasarkan produknya ke negara lain. Pembatasan ekspor yang sebelumnya berdasarkan kuota yang diberikan oleh negara pengimpor sudah tidak berlaku lagi.

Terbukanya pasar yang lebih luas juga dimungkinkan dengan adanya perjanjian multilateral seperti WTO, GATT, dan kerjasama regional AFTA. Sehingga pasar semakin luas dan lalu lintas perdagangan semakin ramai. Akhirnya hanya perusahaan berdaya saing tinggi saja yang akan mampu bertahan. Karena itu, berbagai usaha terus dilakukan agar setiap perusahaan dapat berkompetisi sampai ke pasar manca negara. Tidak terkecuali UMKM.

Untuk itu, penulis menawarkan model integrated KM, sebuah KM terintegrasi yang mampu memfasilitasi seluruh cluster UMKM di tiap propinsi di Indonesia dan mampu berkolaborasi dengan dunia perbankan dan institusi lainnya.

Untuk merealisasikannya, ada empat langkah yang perlu diperhatikan. Pertama, menganalisis dan menentukan strategy objective dari integrated KM bagi UMKM. Kedua, bagimana mengimplementasikan sistem KM technology yang berbasis web agar mudah dimanfaatkan oleh semua UMKM dan semua pihak. Ketiga, mendesain proses (skenario) agar dapat mencapai target dari penerapan integrated KM. Dan keempat, bagaimana menciptakan budaya pembelajaran, pertukaran pengetahuan, dan pemanfaatan integrated KM oleh semua pihak secara sinergis dan berkesinambungan.

Sehingga, target yang dihasilkan dapat tercapai. Yaitu, menjadi UMKM berdaya saing tinggi, tumbuh berkembang, dan kuat dengan bantuan akses permodalan dari perbankan.

10 CAPTURING KNOWLEDGE METHOD

2008-12-20T09:46:00.007+07:00

On-Site Observation (Action Protocol)

It is a process which involves observing, recording, and interpreting the expert's problem-solving process while it takes place.

The knowledge developer does more listening than talking; avoids giving advice and usually does not pass his/her own judgment on what is being observed, even if it seems incorrect; and most of all, does not argue with the expert while the expert is performing the task.

Compared to the process of interviewing, on-site observation brings the knowledge developer closer to the actual steps, techniques, and procedures used by the expert.

One disadvantage is that sometimes some experts to not like the idea of being observed.

The reaction of other people (in the observation setting) can also be a problem causing distraction.

Another disadvantage is the accuracy/completeness of the captured knowledge.

Brainstorming

It is an unstructured approach towards generating ideas about creative solution of a problem which involves multiple experts in a session.
In this case, questions can be raised for clarification, but no evaluations are done at the spot.
Similarities (that emerge through opinions) are usually grouped together logically and evaluated by asking some questions like:What benefits are to be gained if a particular idea is followed, What specific problems that idea can possibly solve., What new problems can arise through this.
The general procedure for conducting a brainstorming session:Introducing the session, Presenting the problem to the experts, Prompting the experts to generate ideas Looking for signs of possible convergence.
If the experts are unable to agree on a specific solution, they knowledge developer may call for a vote/consensus.

Decision Making

It is a process which involves observing, recording, a"Consensus Decision Making"

Consensus decision making usually follows brainstorming.

It is effective if and only if each expert has been provided with equal and adequate opportunity to present their views.

In order to arrive at a consensus, the knowledge developer conducting the exercise tries to rally the experts towards one or two alternatives.

The knowledge developer follows a procedure designed to ensure fairness and standardization.

This method is democratic in nature.

This method can be sometimes tedious and can take hours.

Repertory Grid

This is a tool used for knowledge capture.

The domain expert classifies and categorizes a problem domain using his/her own model.

The grid is used for capturing and evaluating the expert's model.

Two experts (in the same problem domain) may produce distinct sets of personal and subjective results.

The grid is a scale (or a bipolar construct) on which elements can be placed within gradations.

The knowledge developer usually elicits the constructs and then asks the domain expert to provide a set of examples called elements.

Each element is rated according to the constructs which have been provided.

Nominal Group Technique (NGT)

This provides an interface between consensus and brainstorming.

Here the panel of experts becomes a Nominal Group whose meetings are structured in order to effectively pool individual judgment.

Ideawriting is a structured group approach used for developing ideas as well as exploring their meaning and the net result is usually a written report.

NGT is an ideawriting technique.

Delphi Method

It is a survey of experts where a series of questionnaires are used to pool the experts' responses for solving a specific problem.

Each experts' contributions are shared with the rest of the experts by using the results from each questionnaire to construct the next questionnaire.

Concept Mapping

It is a network of concepts consisting of nodes and links.

A node represents a concept, and a link represents the relationship between concepts (refer to Figure 6.5 in page 172 of your textbook).

Concept mapping is designed to transform new concepts/propositions into the existing cognitive structures related to knowledge capture.

It is a structured conceptualization.

It is an effective way for a group to function without losing their individuality.

Concept mapping can be done for several reasons: To design complex structures, To generate ideas, To communicate ideas, To diagnose misunderstanding.

Six-step procedure for using a concept map as a tool: Preparation, Idea generation, Statement structuring, Representation, Interpretation, Utilization.

Similar to concept mapping, a semantic net is a collection of nodes linked together to form a net. ==>A knowledge developer can graphically represent descriptive/declarative knowledge through a net. ==>Each idea of interest is usually represented by a node linked by lines (called arcs) which shows relationships between nodes. ==>Fundamentally it is a network of concepts and relationships (refer to page 173 of your textbook for example).

Blackboarding

In this case, the experts work together to solve a specific problem using the blackboard as their workspace.
Each expert gets equal opportunity to contribute to the solution via the blackboard.
It is assumed that all participants are experts, but they might have acquired their individual expertise in situations different from those of the other experts in the group.
The process of blackboarding continues till the solution has been reached.
Characteristics of blackboard system: Diverse approaches to problem-solving, Common language for interaction, Efficient storage of information, Flexible representation of information, Iterative approach to problem-solving, Organized participation.
Components of blackboard system: The Knowledge Source (KS): Each KS is an independent expert observing the status of the blackboard and trying to contribute a higher level partial solution based on the knowledge it has and how well such knowledge applies to the current blackboard state, The Blackboard : It is a global memory structure, a database, or a repository that can store all partial solutions and other necessary data that are presently in various stages of completion, A Control Mechanism: It coordinates the pattern and flow of the problem solution.
The inference engine and the knowledge base are part of the blackboard system.
This approach is useful in case of situations involving multiple expertise, diverse knowledge representations, or situations involving uncertain knowledge representation.

Electronic Brainstorming

Is is a computer-aided approach for dealing with multiple experts.
It usually begins with a pre-session plan which identifies objectives and structures the agenda, which is then presented to the experts for approval.
During the session, each expert sits on a PC and get themselves engaged in a predefined approach towards resolving an issue, and then generates ideas.
This allows experts to present their opinions through their PC's without having to wait for their turn.
Usually the comments/suggestions are displayed electronically on a large screen without identifying the source.
This approach protects the introvert experts and prevents tagging comments to individuals.
The benefit includes improved communication, effective discussion regarding sensitive issues, and closes the meeting with concise recommendations for necessary action (refer to Figure 5.1 for the sequence of steps).
This eventually leads to convergence of ideas and helps to set final specifications.
The result is usually the joint ownership of the solution.

Protocol Analysis (Think-Aloud Method)

In this case, protocols (scenarios) are collected by asking experts to solve the specific problem and verbalize their decision process by stating directly what they think.
Knowledge developers do not interrupt in the interim.
The elicited information is structured later when the knowledge developer analyzes the protocol.
Here the term scenario refers to a detailed and somehow complex sequence of events or more precisely, an episode.
A scenario can involve individuals and objects.

A scenario provides a concrete vision of how some specific human activity can be supported by information technology.

Defenisi Data

2008-12-19T14:00:00.002+07:00

Davenport dan Prusak (1998) membedakan pengertian antara data, informasi dan
pengetahuan yaitu :

“knowledge is neither data nor information, though it related to
both, and the differences between these terms are often a matter of degree”.

Data is a set of discrete,objective facts about events

Seperti yang dicontohkan oleh Davenport dan Prusak, bila seseorang pelanggan datang untuk mengisi tanki mobilnya ke pompa bensin, maka transaksi yang terjadi dapat digambarkan sebagian oleh data, yaitu berapa uang yang harus dibayarkan, berapa liter bensin yang diisikan, namun tidak menjelaskan mengapa pelanggan itu datang ke pompa bensin, kualitas pelayanan pompa bensin, dan tidak dapat meramalkan kapan lagi pelanggan tersebut akan kembali ke pompa bensin. Dalam organisasi, data terdapat dalam catatan-catatan (records) atau transaksi-transaksi.

Information is data that makes a difference

Kata inform sejatinya berarti to give shape atau untuk memberi bentuk, dan informasi ditujukan untuk membentuk orang yang mendapatkannya, yaitu untuk membuat agar pandangan atau wawasan orang tersebut berbeda (dibandingkan sebelum memperoleh informasi). Sebagai contoh pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium, pernyataaan tersebut merupakan informasi. Menurut Peter Drucker, tidak seperti data, informasi mempunyai makna (meaning) yang ditimbulkan oleh relevansi dan tujuan yang diberikan oleh penciptanya. Misalnya pembei informasi menyampaikan bahwa pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium, mengandung tujuan tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan topic pembicaraan. Davenport dan Prusak memberikan metode mengubah data menjadi informasi melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: contextualized, calculated, corrected, dan condensed. Dalam organisasi, infomasi terdapat dalam pesan (messages).

Knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual

information,and expert insight that provides a framework for evaluating and
incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the
minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in
documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices,
and norms.
Davenport dan Prusak memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: comparation, consequences, connections, dan conversation. Dalam organisasi, pengetahuan diperoleh dari individu-individu atau kelompok orang-orang yang mempunyai pengetahuan, atau kadang kala dalam rutinitas organisasi. Pengetahuan diperoleh melalui media yang terstuktur seperti: buku dan dokumen, hubungan orang-ke-orang yang berkisar dari pembicaraan ringan hingga ilmiah.

MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT) D AN PROSESPENCIPTAAN PENGETAHUAN

2008-12-19T13:32:00.003+07:00

Berbagai rujukan mendukung adanya indikasi bahwa inovasi menjadi indicator adanya
proses penciptaaan pengetahuan baru di organisasi. Nonaka dan Takeuchi (1995)
mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan merupakan esensi dari inovasi :

“organizational knowledge creation is the key to the distinctive ways of Japanese
companies innovate. They are especially good at bringing about innovation continuously
,incrementally,and spirally”.

Knowledge Management

2008-12-17T10:24:00.000+07:00

Welcome in the TI53 WORLD